Prosedur pengelolaan pelatihan secara hierarkis

Pengelolaan program pelatihan tidak jauh berbeda dengan pengelolaan sebuah proyek atau program tertentu. Akan tetapi, seringkali pengelolaan program pelatihan dianggap sebagai suatu yang sederhana hingga banyak dikesampingkan. Hal ini ditengarai dengan "tingkat keseriusan dan komitmen" berbagai pihak. Banyak pihak lebih memperhatikan dan lebih menguntungkan "mengelola proyek fisik" daripada "proyek pengembangan sumber daya manusia melalui program pelatihan". Di samping itu, tercermin pula dalam "penyediaan atau alokasi dana" yang relatif kecil untuk komponen pelatihan, baik pelatihan bagi staf maupun pelatihan bagi kelompok sasaran. Dengan kata lain “management training” atau “pengelolaan pelatihan”, yakni proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang berupa kegiatan memahirkan.

Sebagai suatu proses, istilah manajemen atau pengelolaan pelatihan bergamitan dengan trisula aktivitas, yakni (a) perencanaan, (b) pelaksanaan, dan (c) evaluasi (Davies, 1976). Dari ketiga komponen tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa langkah kegiatan bergantung pada pendekatan yang digunakan. Di antara kita telah berpengalaman dalam mengelola "sesuatu kegiatan", baik sebagai Pimpinan Proyek (PIMPRO) maupun sebagai salah satu staf organisasi. Pada dasarnya Mengelola Pelatihan (Managing Training) tidak ada bedanya dengan Mengelola Proyek yang sudah kita kenal selama ini. Pada umumnya Daur Manajemen Pelatihan dapat dibagankan sebagai berikut.

Prosedur pengelolaan pelatihan secara hierarkis dapat diuraikan sebagai berikut :

Langkah 1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan

Melakukan analisa kebutuhan pelatihan, baik kebutuhan pelatihan kelembagaan, kesatuan unit, maupun individu. Di sisi lain, langkah ini disertai pula dengan identifikasi sumber daya yang dimiliki sehingga memungkinkan permasalahan tersebut dapat dipecahkan.

Langkah 2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas

Menetapkan skala prioritas, dengan menguji "bagian atau unit manakah atau siapa saja dan posisi apa saja" yang perlu diprioritaskan dengan jalan melakukan analisis jabatan atau analisis posisi melalui analisis tugas, uraian tugas, dan analisis spesifikasi tugas, kemudian dilanjutkan dengan analisis terhadap pengetahuan, keterampilan yang dibutuhkan untuk memenuhi "standar" yang diharapkan dalam uraian tugas yang ada.

Langkah 3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta Pelatihan

Berdasarkan hasil analisis jabatan dan tugas, maka dapat menetapkan "siapa" atau "calon peserta" yang potensial untuk mengikuti program pelatihan.

Langkah 4: Rumuskan Tujuan Pelatihan

Dari langkah-langkah tersebut, maka dapat dilakukan identifikasi “isi” atau “materi” pelatihan yang diharapkan untuk dapat memenuhi persyaratan berdasarkan uraian tugas dan tujuan organisasi.

Langkah 5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus Pelatihan

Dalam mendasain kurikulum dan merencanakan program pelatihan, hendaknya dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan berbagai pihak terkait, terutama pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih jauh guna "menciptakan situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca pelatihan. Hal ini adalah kunci keberhasilan program pelatihan.

Langkah 6: Perencanaan Program Pelatihan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam merencanakan program pelatihan, antara lain: (1) latar belakang kegiatan, (2) tujuan pelatihan; (3) peserta pelatihan; (4) biaya/sumber dana; (5) waktu dan tempat pelatihan, (6) jadwal pelatihan (waktu, materi, dan pemateri); (7) susunan panitia pelaksana; (8) tata tertib; dan (9) nara sumber.

Langkah 7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan (TOR)

Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan mendeskripsikan tujuan dan struktur mengenai suatu kegiatan, panitia, pertemuan, negosiasi, atau kesepakatan untuk bekerja sama mencapai tujuan bersama.

Langkah 8: Pelaksanaan Program Pelatihan

Dalam pelaksanaannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara pelatihan yang menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator, peserta dan prasarana pendukung lainnya.

Langkah 9: Evaluasi Program Pelatihan

Evaluasi pelatihan dan tindak lanjut sangat penting untuk mengetahui berbagai kekurangan, kelemahan, dan kelebihan, baik penyelenggaraan pelatihan maupun proses yang terjadi. Dalam melakukan penilaian terdapat kegiatan menentukan nilai suatu program (judgement).

Langkah 10: Tindak Lanjut Pelatihan

Melalui evaluasi dan tindak lanjut, pelatihan dapat diketahui manfaat dan dampaknya.