Faktor Umum Metode Hay
Meskipun ada banyak faktor yang dapat dipertimbangkan untuk mengembangkan skema evaluasi pekerjaan, dalam metode Hay faktor tersebut dibagi menjadi tiga faktor besar: pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu (Know-how); jenis pemikiran yang diperlukan untuk memecahkan masalah yang umum dihadapi (problem solving); dan tanggung jawab yang ditugaskan untuk pekerjaan (accountability). Untuk setiap pekerjaan yang diberikan, akan ada hubungan antara tiga faktor tersebut. Hasil output yang diharapkan dari pekerjaan (accountability), akan menuntut tingkat tertentu dari suatu input (Know-how), dan pengolahan know-how ini (problem solving) untuk menghasilkan output tersebut.
2.2.1.1 Know-How
Adalah pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman dibutuhkan sebagai standar yang dapat diterima dari kinerja jabatan (Indrayana et al., 2017). Berikut merupakan subfaktor dan penjelasan subfaktor dari faktor know-ho (Hay Group,2003):
1. Depth And Range Of Technical Know-how
Elemen ini mempertimbangkan persyaratan untuk keterampilan teknis, keahlian, dan pengalaman. Dalam menilai elemen ini, pertimbangan harus diberikan pada rentang pengetahuan teknis dan kedalaman pemahaman yang diperlukan. Jumlah technical know-how mungkin sangat mendalam di bidang khusus atau mungkin mencakup berbagai subjek dengan tingkat pengalaman yang berbeda dalam setiap subjek. Pilihan penilaian dalam technicalknow-how antara lain sebagai berikut (Hay Group, 2003)
a. Primary
Jabatan yang membutuhkan pendidikan menengah saja; ditambah beberapa indoktrinasi kerja.
b. Elementary Vocational
Jabatan yang membutuhkan pengenalan dalam rutinitas kerja yang tidak terlibat, standar dan atau penggunaan peralatan dan mesin sederhana.
c. Vocational
Jabatan yang membutuhkan kemampuan prosedural atau sistematik, yang mungkin melibatkan fasilitas dengan penggunaan peralatan khusus.
d. Advance Vocational
Jabatan yang membutuhkan beberapa keterampilan khusus (umumnya non-teoritis) yang diperoleh dengan pengalaman 'pada saat melakukan pekerjaan' atau melalui kualifikasi profesional.
e. Basic Professional
Jabatan yang membutuhkan kecukupan dalam bidang ilmiah teknis atau khusus berdasarkan pemahaman konsep dan prinsip yang biasanya terkait dengan kualifikasi profesional atau akademik atau diperoleh melalui pemahaman terperinci tentang praktik dan prosedur yang terlibat.
f. Seasoned Professional
Jabatan yang membutuhkan kemahiran dalam bidang teknis, ilmiah atau khusus, yang diperoleh melalui pengalaman yang luas dan mendalam yang dibangun (didasarkan) atas dasar konsep dan prinsip, atau melalui pemaparan luas terhadap praktik dan preseden kompleks.
g. Master Professional
Jabatan yang membutuhkan penguasaan konsep, prinsip, dan praktik determinatif yang diperoleh melalui pengembangan mendalam di bidang yang sangat khusus atau melalui pengalaman bisnis yang komprehensif.
h. Unique Authority
Jabatan yang membutuhkan pemahanan akan pengetahuan dan perintah dari disiplin ilmu yang mendalam di tingkat yang unggul (lebih tinggi lagi).
2. Breadth Of Management Know-how
Elemen ini berkaitan atau menfokuskan pada persyaratan jabatan dalam segi
perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengembangan kegiatan dan operasional bisnis dan istilahnya adalah 'manajemen', yang digunakan dalam pengertian umum, karena semua jabatan membutuhkan beberapa bentuk keterampilan yang disebut 'keterampilan manajemen'. Dalam membuat penilaian tentang elemen ini, penting untuk memfokuskan perhatian pada persyaratan jabatan untuk menyatukan berbagai aspek dalam mencapai hasil akhir. Hal ini dapat diekspresikan secara langsung dalam tipe jabatan yang bekerja dengan sumber daya yang diberikan, atau dalam pengertian konseptual atau peran penasehat dalam posisi yang fungsional. Breadth of management know-how terdiri atas pilihan-pilihan sebagai berikut (Hay Group, 2003):
N. Kinerja dari tugas (atau berbagai tugas) yang sangat spesifik berguna untuk objektifitas dan konten dan tidak melibatkan pengawasan orang lain.
I . Kinerja atau pengawasan jabatan yang spesifik untuk objektif dan konten, dengan kesadaran yang sesuai, yang terkait dengan aktivitas
II. Integrasi internal operasi yang homogen secara alami dan obyektif, dan yang melibatkan koordinasi eksternal dengan fungsi-fungsi terkait.
III. Integrasi operasional atau konseptual dari berbagai fungsi Di dalam area manajemen yang penting, atau koordinasi pusat dari fungsi yang khusus.
IV. Integrasi dari fungsi mayor (utama dalam kompleks bisnis, atau koordinasi luas perusahaan yang berfungsi secara luas yang mempengaruhi perencanaan atau operasional Perusahaan.
2.2.1.2 Problem Solving
Problem solving adalah pemikiran "self-starting" atau “dimulai dari diri sendiri” yang dibutuhkan oleh suatu jabatan untuk menganalisis, mengevaluasi, menciptakan, menalar, dengan tujuan akhir untuk menarik kesimpulan. Sejauh pemikiran dibatasi oleh standar atau ditutupi oleh preseden, atau dirujuk kepada yang lain, problem solving akan menjadi berkurang (Indrayana et al., 2017). Problem solving memiliki dua elemen (Hay Group, 2003) .
1. Lingkungan dimana pemikiran terjadi, dikenal sebagai thinking environment.Pilihan penilaian pada thingking environment antara lain adalah :
a. Strict routine
Berpikir dalam aturan, instruksi dan/atau pengawasan ketat yang terperinci.
b. Routine
Berpikir dalam instruksi standar dan/atau pengawasan ketat terus menerus.
c. Semi-routine
Berpikir dalam prosedur dan preseden yang terdefinisi dengan baik, agak terdiversifikasi, dan/atau diawasi.
d. Standardized
Berpikir dalam prosedur dan standar perusahaan yang terdiversifikasi secara substansial, dan di bawah pengawasan umum.
e. Clearly defined
Berpikir dalam kebijakan perusahaan yang jelas, prinsip dan tujuan yang ditentukan, di bawah arahan yang tersedia.
f. Broadly defined
Berpikir dalam kebijakan dan tujuan yang luas, di bawah arahan umum.
g. Generally defined
Berpikir dalam kebijakan umum, prinsip dan tujuan di bawah bimbingan.
h. Abstractly defined
Berpikir dalam filosofi bisnis dan/atau prinsip yang mengendalikan urusan manusia.
2. Tantangan yang disajikan oleh pemikiran-pemikiran yang dilakukan, dikenal sebagai thinking challenge.
Problem solving yang berkaitan dengan persyaratan untuk berpikir dalam memanfaatkan know-how untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Tidak semua solusi yang ada diimplementasikan oleh seorang pekerja (misalnya, pekerjaan sebagai penasehat). Hal tersebut sama sekali tidak mengurangi tingkat pemecahan masalah. Kebalikannya, hal tersebut penting hanya untuk menilai masalah yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan untuk menemukan solusi menggunakan otaknya sendiri tanpa bimbingan/bantuan dari orang lain.
Elemen ini berkaitan dengan tingkat pemikiran kreatif atau orisinal yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu masalah. Elemen ini menilai kompleksitas suatu masalah dan sejauh mana masalah tersebut terletak di dalam atau di luar dari pengalaman masa lalu. Terdapat hubungan antara thinking environment dan thinking challenge. Tidaklah realistis untuk menemukan jabatan yang ditentukan oleh sedikit instruksi yang dihadapkan dengan membuat penilaian yang sulit.
Kompleksitas masalah yang dihadapi tergantung pada seberapa jelas solusi itu. Semakin kompleks masalah, semakin banyak yang harus dipilih oleh para pekerja dari pengalaman dan mengadaptasi solusi sebelumnya ke dalam situasi yang sedikit berbeda. Pilihan yang terdapat dalam thinking challenge antara lain (Hay Group, 2003):
1. Repetitive
Situasi yang identik (sama) yang membutuhkan solusi dengan pilihan sederhana atau dari hal-hal yang dipelajari.
2. Patterned
Situasi serupa membutuhkan solusi dengan membedakan pilihan dari hal yang dipelajari.
3. Variable
Situasi yang berbeda (membedakan masalah) membutuhkan identifikasi dan pemilihan solusi melalui penerapan pengetahuan yang diperoleh.
4. Adaptive
Bentuk situasi yang membutuhkan analisis, interpretasi (tafsiran), dan atau pemikiran konstruktif dan tingkat penilaian evaluatif yang signifikan.
5. Uncharted
Pathfinding (menemukan langkah) untuk suatu situasi membutuhkan pemikiran kreatif dan pengembangan konsep-konsep baru dan kontribusi pendekatan yang signifikan terhadap kemajuan pengetahuan dan pemikiran.
2.2.1.3 Accountabillity
Accountability adalah ruang lingkup yang diberikan kepada pemegang jabatan untuk mengarahkan segala jenis sumber daya dan untuk memberi pengaruh atau menentukan jalannya peristiwa dan bertanggung jawab terhadap segala keputusan dan tindakan (Indrayana et al., 2017). Accountability memiliki tiga elemen sesuai dengan tingkat kepentingannya, antara lain adalah (Hay Group, 2003):
1. Freedom To Act
Elemen ini berkaitan dengan adanya keleluasaan dalam mengambil tindakan. Kebebasan tersebut mungkin terbatas di kenyataan karena :
a. Kebutuhan untuk merujuk keputusan orang lain untuk diratifikasi.
b. Instruksi, prosedur, praktik, dan kebijakan yang menetapkan atau membatasi tindakan.
c. Sifat pekerjaan itu sendiri yang mungkin memberi sedikit kesempatan untuk merubah tindakan.
d. Batasan hierarkis yang membatasi kewenangan untuk mengambil tindakan.
e. Sifat sistem di mana pekerjaan beroperasi, yang dapat memberi batasan pada keleluasaan untuk berubah.
Freedom To Act, seperti Management Breadth, bersifat hierarkis sehingga tidak realistis untuk mengevaluasi peran bawahan dengan Freedom To Act yang sama sebagai atasan. Pilihan yang terdapat pada freedom to act antara lain :
a. Prescribed
Pekerjaan ini tunduk pada :
1. Instruksi langsung dan terperinci
2. Pengawasan ketat
b. Controlled
Pekerjaan ini tunduk pada :
1. Instruksi dan pekerjaan rutin yang telah ditetapkan
2. Pengawasan ketat
c. Standardized
Pekerjaan ini tunduk, sepenuhnya atau sebagian pada :
1. Praktik dan prosedur standar
2. Instruksi kerja umum
3. Pengawasan progres dan hasil
d. Regulated
Pekerjaan ini tunduk, sepenuhnya atau sebagian pada :
1. Praktik dan prosedur yang memiliki preseden yang jelas atau dicakup oleh kebijakan yang ditetapkan
2. Hasil review
e. Directed
Pekerjaan ini tunduk pada :
1. Praktik yang jelas dan prosedur yang dicakup oleh preseden dan kebijakan fungsional
2. Arahan manajerial
f. Generally Directed
Pekerjaan ini, berdasarkan sifat atau ukurannya, tunduk pada :
1. Tujuan kebijakan fungsional
2. Arahan umum dari senior management
g. Guided
Pekerjaan ini secara inheren hanya tunduk pada kebijakan yang luas dan tuntunan manajemen puncak.
2. Impact And Magnitude
Harus dipertimbangkan bersama, untuk pekerjaan manajerial dan posisi sama di mana jumlah keuangan yang tepat dapat ditemukan, penilaian akan dibuat dengan menggunakan definisi Impact pada jumlah keuangan yang dipilih. Penting untuk tidak hanya memilih jumlah keuangan yang tepat tetapi juga untuk mencerminkan karakteristik pekerjaan sebagaimana disimpulkan oleh definisinya. Jika tidak relevan untuk menggunakan jumlah keuangan, maka digunakan definisi tak tentu yang menggabungkan Impact dan Magnitude (Hay Group, 2003).
Untuk pekerjaan di mana dampaknya sedang dipertimbangkan secara finansial ada dua elemen yang saling terkait :
a. The magnitude of the Impact (dinyatakan sebagai jumlah uang)
b. The Nature of the Impact
Untuk pekerjaan di mana tidak ada dimensi keuangan yang relevan, pendekatan yang benar adalah menggunakan definisi-definisi Indeterminate yang menggabungkan area dampak dan besaran. Tipe pekerjaan di mana pendekatan ini benar termasuk posisi klerikal dan sekretaris di lingkungan kantor; tingkat pemeliharaan/perawatan rendah dan pekerjaan operasional dalam konteks produksi; dan pekerjaan dukungan teknis di area pabrik, laboratorium dan area desain. Pilihan yang terdapat pada interdeminate antara lain adalah (Hay Group, 2003):
a. Nominal
Penyediaan layanan insidental untuk digunakan oleh orang lain yang berkaitan dengan beberapa hasil akhir yang penting.
b. Moderate
Operasi atau pemeliharaan peralatan atau peralatan pendukung. Penyediaan layanan pendukung biasanya bersifat informasi atau rekaman dalam suatu departemen.
c. Major
Operasi atau pemeliharaan pabrik atau peralatan utama. Penyediaan layanan pendukung biasanya bersifat memfasilitasi atau interpretatif di satu atau beberapa departemen.
d. Critical
Pengendalian unit proses utama. Penyediaan layanan pendukung, biasanya bersifat sebagai penasihat atau diagnostik.
Ketika besaran finansial dapat ditentukan secara realistis, maka besaran tersebut digunakan, dalam hubungannya dengan empat level dari dampak, dengan sebagai berikut (Hay Group, 2003):
a. Prime atau Primary
Melakukan pengendalian pada dampak, dimana posisi ini memiliki pengendalian yang efektif terhadap aktivitas-aktivitas yang signifikan dan berbagai sumber daya yang memproduksi hasil akhir, dan menjadi satu-satunya posisi yang harus memberikan jawaban terhadap hasil akhir.
b. Shared
Melakukan pengendalian secara seimbang dan bersama-sama dengan satu atau beberapa posisi pada beberapa aktivitas dan sumber daya yang memproduksi hasil akhir atau melakukan pengendalian dengan jelas terhadap hampir semua variabel-variabel yang secara signifikan menentukan hasil akhir.
c. Contributory
Satu atau beberapa posisi yang berkontribusi secara signifikan terhadap hasil akhir yang diharapkan pada suatu unit atau fungsi atau memberikan interprestasi, nasehat atau layanan pedukung lainnya yang penting untuk digunakan oleh funsgi yang lain.
d. Remote
Informasi, rekaman atau layanan insidental untuk digunakan oleh orang lain sehubungan dengan beberapa hasil akhir yang penting.
