Analisis Jabatan

 

            Menurut (Pujangkoro, 2004), untuk bisa menerapkan motto “The Right Man on the Right Place at the Right Time” ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur “Place”, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (Man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai “Jabatan”.

            Setelah jelas apa yang dimaksud dengan jabatan, belum berarti bahwa permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan yang ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah (Nama Jabatan) dan juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu sendiri.

            Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing Jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :

1.      Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut

2.      Apa wewenang dan tanggung jawabnya

3.      Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan

4.      Bagaimana cara melakukannya

5.      Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

6.      Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan

7.      Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut

8.      Dan lain-lain

6

Analisa jabatan inilah pangkal dari banyak proses lainnya, seperti proses evaluasi jabatan, yang kemudian dapat di jadikan sebagai acuan penentuan gaji dan kompensasi yang merupakan salah satu ukuran kesejahteraan karyawan, serta penilaian kinerja karyawan. Analisa jabatan juga berguna dalam proses rekrutmen pegawai, informasi yang dihasilkan akan memberikan struktur faktual untuk seleksi dan pelatihan yang efektif serta akan memberikan kerangka hukum yang jelas pada proses seleksinya yang dapat dipertanggung jawabkan (Cates, 2015)

          Menurut (Pujangkoro, 2004), pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :

1.      Menyebarkan kuisioner (daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan.

2.      Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya.

3.      Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian.

Informasi yang diperoleh dari Analisa jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir berikut:

1.      Nama jabatan, lokasi kerja, range upah

2.      Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi

3.      Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku jabatan

4.      Peralatan dan bahan yang digunakan

5.      Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja

6.      Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan, dan lain-lain

Menurut (Qomariyah, 2014), analisis jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

1.      Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

 

2.      Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

 Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:

1.      Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan

2.      Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang

3.      Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru

4.      Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan

5.      Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi

6.      Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja

7.      Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja.