Pengertian dan Tujuan Negosiasi

Secara umum kata “negosiasi’ berasal dari kata to negotiate, to be negotiating dalam bahasa inggris yang berarti “ merundingkan,membicarakan kemungkinan tentang suatu kondisi atau tawar menawar” sedangkan kata-kata turunannya adalah antara lain “negotiation” yang berarti menunjukkan suatu proses atau aktivitas untuk merundingkan,membicarakan sesuatu hal untuk di sepakati dengan orang lain”,dan “negotiable” yang berarti “dapat di rundingkan, dapat di bicarakan, dapat di tawar”.

       Negosiasi adalah bentuk interaksi sosial saat pihak-pihak yang terlibat berusaha saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan. Sedangkan menurut kamus Oxford, negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai kesepakatan melalui diskusi formal. Negosiator adalah orang yang melakukan negosiasi. Negosiasi perlu dilakukan karena pihak-pihak yang berkepentingan perlu membuat kesepakatan mengenai persoalan yang menuntut penyelesaian. Serangkaian tindakan dilakukan agar negosiasi berjalan dengan lancar.

        Tindakan tersebut adalah:

a.            Mengajak untuk membuat kesepakatan.

b.           Memberikan alasan mengapa harus ada kesepakatan.

c.            Membandingkan beberapa pilihan.

d.           Memperjelas dan menguji pandangan yang dikemukakan.

e.            Mengevaluasi kekuatan dan komitmen bersama,dan

f.              Menetapkan dan menegaskan kembali tujuan negosiasi.    

         Ada beberapa tujuan dari sebuah negosiasi dalam bisnis,antara lain:

1.  Untuk mendapatkan atau mencapai kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi,saling pengertian,dan adanya persetujuan.

2.  Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi penyelesaian atau jalan keluar dari masalah yang di hadapi bersama.

3.  Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi saling menguntungkan dimana masing-masing pihak merasa menang(win-win solution).

Ciri-ciri negosiasi yaitu:

a.       Melibatkan orang banyak/2 orang pihak.

b.      Hampir selalu berbentuk tatap muka.

c.       Menggunakan bahasa lisan,gerak tubuh, maupun ekspresi wajah.

d.      Negosiasi menyangkut hal-hal tawar menawar.

e.       Adanya kesamaan tema masalah yang di negosiasikan.

f.         Adanya kerja sama dari kedua belah pihak tersebut.

g.       Bertujuan untuk mengkongkretkan masalah yang masih abstrak.

Selama melakukan negosiasi, hendaknya di hindari hal-hal yang dapat merugikan kedua belah pihak. Untuk itu, komunikasi dalam negosiasi dilakukan dengan cara-cara  yang santun. Cara-cara itu dapat di tempuh dengan:

a.     Menyesuaikan pembicaraan ke arah tujuan praktis.

b.    Mengakomodasi butir-butir perbedaan dari kedua belah pihak

c.     Mengajukan pandangan baru dan mengabaikan pandangan yang sudah ada tanpa memalukan kedua belah pihak.

d.    Mengalokasikan tugas dan tanggung jawab masing-masing,dan

e.      Memprioritasikan dan mengelompokan saran atau pendapat dari kedua belah pihak.

Tahap-tahapan negosiasi antara lain:

  1.Persiapan dan perencanaan

Pada tahap ini kita di harapkan bisa memutuskan apa yang kita mau dan kenapa.

Pengumpulan data sangat di perlukan untuk mendukung posisi kita. 

Penyampaian argumen dalam mendukung posisi kita haruslah dengan bijaksana. Selain itu kita juga harus menentukan apa yang diinginkan pihak lain dan kenapa. Mengerti kemampuan kita dan pihak lain serta mengatur dan mengembangkan strategi kita dalam bernegosiasi.

2.Definisi peraturan

Menentukan garis besar dan aturan untuk bernegosiasi,siapa yang akan menjadi bagian dari negosiasi  dan masalah apa yang akan kita negosiasikan. Waktu dan tempat negosiasi juga perlu kita tentukan, kapan dilakukan, berapa lama dan lokasi negosiasi.

3.Penjelasan dan pembenaran

Dalam tahap ini masing-masing pihak mengutarakan apa yang diinginkan. Kita bisa memberikan dokumentasi yang diperlukan untuk mendukung posisi kita.

4. Tawar-menawar dan penyelesaian masalah

Pencarian solusi dilakukan pada tahap ini. Kedua belah pihak diharapkan saling  fokus pada masalah dan kepentingan bukan pada orang atau posisi. Pandangan kedepan diperlukan untuk mempercepat menemukan titik temu. Mengungkit-ungkit masa lalu akan memperlambat proses penyelesain masalah. Ide yang  menarik dan bervariasi  bisa muncul dalam rangka menyelesaikan  masalah.

 5. Penutupan dan implementasi

Ini adalah tahap terakhir dari negosiasi.  Segala sesuatu yang diputuskan bersama hendaknya diformalkan. Hal-hal yang musti dipastikan adalah:

     A. Dokumen yang  sudah  disepakati.

     B. Meneliti kembali poin-poin utama untuk menghindari salah                   pengertian.

     C. Uraikan dengan jelas semua ketetapan dari persetujuan .

     D. Buatlah secara tertulis.

     E. Kedua belah pihak harus membaca dan menandatangani untuk memperoleh kesepakatan  atas apa yang dirundingkan.

Ciri-ciri/karakteristik negosiasi yaitu:

Adapun ciri-ciri negosiasi dapat disebutkan seperti berikut ini:

1.    Pelaku negosiasi minimal dilakukan oleh dua orang atau kelompok.

2.    Kedua belah pihak saling memiliki kepentingan yang sama.

3.    Minimal kedua belah pihak pernah melakukan hubungan kerjasama.

4.    Mempunyai tujuan yang sama.

5.    Aktivitas umumnya melibatkan presentasi yang bersifat penawaran dan permintaan diantara

        kedua orang atau kelompok.

    Keuntungan/kekurangan negosiasi yaitu:

1.    Keuntungan Negosiasi :
a. Mengetahui pandangan pihak lawan.
b. Kesempatan mengutarakan isi hati untuk didengar pihak lawan.
c. Memungkinkan sengketa secara bersama-sama.
d. Mengupayakan solusi terbaik yang dapat diterima oleh kedua belah pihak.
e. Tidak terikat kepada kebenaran fakta atau masalah hukum.
f.   Dapat diadakan dan diakhiri sewaktu-waktu.

2.    Kelemahan/kekurangan Negosiasi :
a. Tidak dapat berjalan tanpa adanya kesepakatan dari kedua belah pihak.
b. Tidak efektif jika dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang mengambil
 kesepakatan.
c. Sulit berjalan apabila posisi para pihak tidak seimbang.
d. Memungkinkan diadakan untuk menunda penyelesaian untuk mengetahui informasi yang dirahasiakan lawan.
e. Dapat membuka kekuatan dan kelemahan salah satu pihak.
f. Dapat membuat kesepakatan yang kurang menguntungkan.

Prasyarat negosiasi yang efektif yaitu:

Prasyarat  Negosiasi  yang  efektif  yaitu:
a. Kemauan (Willingness) untuk menyelesaikan masalah dan bernegoisasi secara sukarela.
b. Kesiapan (Preparedness) melakukan negoisasi.
c. Kewenangan (authoritative) mengambil keputusan.
d. Keseimbangan kekuatan (equal bergaining power) ada sebagai saling ketergantungan.
e. Keterlibatan seluruh pihak (steaholdereship) dukungan seluruh pihak terkait.
f. Holistic (compehenship) pembahasan secara menyeluruh.
g. Masih ada komunikasi antara para pihak.
h. Masih ada rasa percaya dari para pihak.
i. Sengketa tidak terlalu pelik.
j. Tanpa prasangka dan segala komunikasi atau diskusi yang terjadi tidak dapat digunakan sebagai alat bukti.

Hal-hal yang mendukung bernegosiasi yaitu:

1.Harus win-win

Pada saat melakukan penawaran, pastikan lawan anda menang terlebih dahulu,kemudian baru anda menang. Karena ketika memastikan orang lain  menang, mereka akan dengan senang hati memberikan apa yang anda inginkan.

2.Mintalah

Meminta adalah hal yang harus dilakukan dalam bernegosiasi, buatlah pernyataan apa saja yang anda harapkanbisa didapat dari calon prospek anda.

Jangan menunggu mereka yang membuatkan pernyataan untuk anda.

3.Buat orang menyukai anda

Sebelum bernegosiasi, buatlah orang tersebut menyukai anda terlebih dahulu. Karena ketika anda sudah masuk ke zona aman dari lawan prospek anda, untuk bernegosiasi meminta apa yang anda inginkan akan jauh lebih mudah.

Cara ini bisa dimulai dengan bertanya apa hobi anda, atau makanan favorit, apapun topik di luar negosiasi anda.

4. Pada saat mau menawarkan pastikan anda “WHY”

Riset membuktikan ketika anda menggunakan alasan dalam meminta sesuatu, maka tingkat orang yang mengiyakan permintaan anda akan meningkat

5. Never kiil

Jangan mengakhiri negosiasi dengan dead-end strategy maksudnya sudah bulat hasil; dari Negosiasi, pakailah strategi “selesai bersyarat”, misalkan  “harganya segini sudah cocok,tapi nanti istri

saya yang menentukan suka atau tidaknya pemandangan dari unit ini”.

 6. Tanyakan berapa harga paling minim

Setiap orang dalam bernegosiasi pasti sudah ada angka minimal yang harus mereka capai dalam meeting tersebut, Anda bisa langsung menanyakan berapa harga terendah yang bisa di berikan untuk anda.

7. Harus tau tujuan anda

Nah,menyambung dari point yang sebelumnya,jangan sampai anda yang tidak tau angka atau hasil apa yang anda harapkan, serta kemungkinan terbaik dan serta kemungkinan terburuk dari hasil pencapaian negosiasi ini. 

8. Buat kompetisi

Ketika dihadapkan dengan kompetisi,yakni yang mau mengambil penawaran anda lebih dari

1, biasanya merektakan berkompetensi sendiri untuk menurunkan harga dari produk/ jasa mereka.

9.Negosiasi dengan orang yang tepat

Nah,semua cara di atas akan menjadi kurang berguna ketika anda bernegosiasi dengan orang yang bukan “decision maker”(mempunyai hak untuk mengambil keputusan selalu cari tau siapa yang memegang peranan penting dalam hal menyetujui hasil negosiasi.

Cara melakukan negosiasi yaitu:

Selama melakukan negosiasi,hendaknya hindari hal-hal yang dapat merugikan kedua belah pihak.

Untuk itu, berkomunikasi dalam negosiasi dilakukan dengan cara –cara yang santun.

Cara-cara itu dapat di tempuh dengan:

A.    Menyesuaikan pembicaraan kearah tujuan praktis

B.    Mengakomodasi butir-butir perbbedaan dari kedua belah pihak

C.    Mengajukan pandangan baru dan mengabaikan pandangan yang sudah ada tanpa memalukan kedua belah pihak

D.   Mengalokasikan tugas dan tanggung jawab masing-masing,dan

E.     Memprioritasikan dan mengelompokan saran atau pendapat dari kedua belah pihak