Menurut (Pujangkoro, 2004), untuk bisa menerapkan motto “The Right Man on the Right Place at the Right Time” ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur “Place”, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (Man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai “Jabatan”.
Setelah jelas apa yang
dimaksud dengan jabatan, belum berarti bahwa permasalahan sudah selesai.
Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan yang ada dalam perusahaan
seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah (Nama Jabatan) dan
juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu sendiri.
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari
dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan
masing-masing Jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :
1.
Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
2.
Apa wewenang dan tanggung jawabnya
3.
Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
4.
Bagaimana cara melakukannya
5.
Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan
pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
6.
Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
7.
Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan tersebut
8.
Dan lain-lain
6
Menurut (Pujangkoro, 2004), pengumpulan
informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :
1. Menyebarkan kuisioner (daftar
pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan.
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja
yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan
langsungnya.
3. Melakukan pengamatan langsung pada
pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian.
Informasi
yang diperoleh dari Analisa jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir
berikut:
1. Nama jabatan, lokasi kerja, range upah
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab
yang dibebankan pada pemangku jabatan
4. Peralatan dan bahan yang digunakan
5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko
kerja
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan,
pendidikan, dan lain-lain
Menurut (Qomariyah, 2014), analisis jabatan
mencakup 2 elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis
tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis
berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat
penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk
menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas
tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
2. Spesifikasi Jabatan (Job Specification)
atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan
minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia
dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik.
Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan,
tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi
Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil
kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen,
seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program
pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan
dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program
kesehatan dan keselamatan kerja.